Tiệc trà hội thảo và những thông tin bạn cần biết khi tổ chức

Tiệc trà (Teabreak) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự trọn vẹn và thành công của chương trình hội thảo và hội nghị. Tuy nhiên, quy mô và tính chất sự kiện sẽ quyết định liệu có nên tổ chức tiệc Teabreak hay không và cách lựa chọn món ăn phù hợp nhất. Dưới đây là những chia sẻ về kiến thức và kinh nghiệm tổ chức tiệc trà hội thảo.

Tiệc Teabreak là gì?

Tiệc trà hội thảo (hay Teabreak) là một bữa ăn nhẹ với các món đồ uống và thức ăn chủ yếu như bánh ngọt, trà, nước, cà phê, và trái cây. Tỷ lệ món ngọt và món mặn trong tiệc Teabreak thường là 7:3 (không tính đồ uống). Đặc điểm của loại tiệc này là không có nhân viên phục vụ. Khi tổ chức sự kiện kéo dài mà không có bữa trưa hoặc tối, tiệc Teabreak trở thành một yếu tố bắt buộc.

Tiệc teabreak hội nghị thường diễn ra trong thời gian nghỉ giải lao hoặc trước khi chương trình bắt đầu nếu phần đón khách kéo dài hơn thời gian bình thường. Tại tiệc này, khách tham dự sự kiện có thể dễ dàng giao lưu, trò chuyện và gặp gỡ nhau.

Đặc điểm của tiệc trà hội thảo

• Tiệc trà hội thảo chủ yếu được tổ chức dưới dạng tiệc đứng.
• Thời gian tiệc thường kéo dài từ 20 đến 30 phút, ở đầu hoặc giữa chương trình.
• Tea break menu sẽ không bao gồm món ăn chính, mà chủ yếu là bánh ngọt và hoa quả.
• Đồ uống chính là nước lọc, trà và cà phê. Nếu tiệc trà hội thảo thuộc loại cao cấp (Premium), có thể có thêm sữa và nước trái cây.
• Tiệc Teabreak không có nhân viên phục vụ.
• Khách tham dự sự kiện không được mang thức ăn và đồ uống vào phòng tổ chức.
• Tiệc trà hội thảo được tổ chức tại một khu vực riêng, ngoài phòng tổ chức sự kiện.
• Việc thực hiện tiệc Teabreak tốn ít kinh phí và không gây thêm chi phí khác.

Tham khảo bài viết: 10 khách sạn có phòng hội nghị tại Đà Nẵng đáng để trải nghiệm

Các bước triển khai tiệc trà hội thảo

Tổ chức một tiệc Teabreak, dù nhỏ nhưng không nên coi thường yếu tố này. Để đạt được sự thành công tối đa trong chương trình, hãy tuân thủ các bước sau:

• Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc Teabreak: Địa điểm cho buổi tiệc cũng là nơi diễn ra sự kiện.
• Xác định thời gian tổ chức tiệc Teabreak: Thông thường, buổi tiệc kéo dài từ 20 đến 30 phút và được tổ chức trước hoặc giữa chương trình. Hãy đồng ý và bổ sung thời gian tiệc vào kịch bản chương trình.
• Xác định số lượng khách tham dự chính thức trong sự kiện.
• Lựa chọn thực đơn cho tiệc Teabreak: Chi phí trung bình mỗi khách tham dự dao động từ 30.000 đến 100.000 đồng. Dựa vào ngân sách và tính toán chi phí tổ chức sự kiện, hãy chọn món ăn phù hợp nhất.
• Liên hệ và phối hợp với nhà hàng để đảm bảo sự thuận lợi và hoàn thiện chương trình sự kiện.

Lưu ý khi tổ chức tiệc trà hội thảo

Sau khi đã nắm được các bước quan trọng để tổ chức tiệc trà hội thảo, chúng tôi sẽ chia sẻ tới bạn đọc một số lưu ý cần biết khi tổ chức Teabreak.

Thực đơn

Khi lựa chọn thực đơn cho tiệc Teabreak, tránh chọn nước có ga và thay vào đó, hãy tập trung vào trà, cà phê và nước lọc. Đồ ăn kèm nên là những món nhẹ như các loại bánh ngọt cho tiệc trà hoặc trái cây tươi. Hãy nhớ rằng không nên bao gồm những món ăn chính phức tạp trong tiệc Teabreak.

Các món ăn thường phục vụ cho nhu cầu giữa các buổi trong ngày, do đó không cần chọn những món quá sang trọng và đắt đỏ. Quan trọng nhất là thức ăn phải ngon miệng và thoải mái cho khách mời.

Bố trí và sắp xếp bàn tiệc Teabreak

Việc bố trí và sắp xếp bàn tiệc là điều quan trọng không thể bỏ qua. Khu vực tổ chức tiệc Teabreak nên được đặt ở vị trí thoáng mát và có cảnh quan đẹp. Bàn ăn nên được trải một lớp khăn màu nhẹ, và các món ăn được bày biện gọn gàng và hợp lý.

Dụng cụ dùng trong tiệc trà hội thảo

Trong tiệc Teabreak, thường sử dụng đồ nhựa, đĩa và muỗng nhỏ để phục vụ khách. Điều này giúp giảm cảm giác cồng kềnh khi di chuyển và tránh tình trạng đồ dơ bẩn không được thu dọn đều đặn, vì trong tiệc Teabreak không có người phục vụ.

Lưu ý khác

Ngoài những lưu ý trong cách bày bàn tiệc trà, hãy đảm bảo rằng có đủ bàn và ghế để khách mời có thể ngồi nghỉ theo nhu cầu. Hơn nữa, lựa chọn nhạc nền nhẹ nhàng không lời để tạo không khí thư giãn cho khách mời.

Trên đây là toàn bộ thông tin bạn cần biết về việc tổ chức tiệc trà hội thảo. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho độc giả những thông tin hữu ích. Và nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm địa chỉ cho thuê phòng hội nghị ở Đà Nẵng, hãy đến với khách sạn Nhu Minh Plaza Đà Nẵng, nơi mang đến những trải nghiệm và dịch vụ tốt nhất để giúp bạn tổ chức một sự kiện thành công rực rỡ!

Tham khảo bài viết: Top 7 địa điểm du lịch biển bạn nhất định phải đến trong hè này

Tổ chức hội nghị, tiệc cưới tại khách sạn Nhu Minh Plaza Đà Nẵng:

• Liên hệ: +84 (0)2363 555 666 | 0947 04 00 11 (hotline 24/7)
• Hoặc: info@nhuminhplazahotel.com
• Địa chỉ: Lô 2 – A2 – KH Phạm Văn Đồng, An Hải Bắc, Sơn Trà, Đà Nẵng